Quy trình xuất khẩu FCL (Full Container Loading).

Bài thu hoạch của bạn học viên trung tâm Xuất Nhập Khẩu Kiệt DG. Tham gia kiến tập, theo dõi sát lô hàng, quan sát, tổng hợp bài quy trình rất hay, chi tiết và thực tế. Dưới đây là toàn bộ quy trình chi tiết cho lô hàng và các chứng từ kèm theo ở mỗi bước.

Thông tin lô hàng:

• Tên hàng: Bột keo bời lời
• Số lượng: 2 container

Bước 1: Yêu cầu booking cho lô hàng đến hãng tàu.

Sau khi có được những thông tin lô hàng từ khách hàng, cần liên hệ với hãng tàu (trường hợp lô hàng này, công ty lựa chọn hãng tàu ZIM) để yêu cầu booking cho lô hàng, cung cấp cho họ những thông tin:

• Tên hàng, số kgs, số lượng container, loại container
• Cảng đến, cảng đi.
• Nơi xếp hàng (Tại kho hay bãi)

Bước 2: Đến hãng tàu ZIM (phòng A208 – Cát Lái) duyệt lệnh.

Sau khi có booking, cần  mang booking đến hãng tàu để duyệt, lúc này hãng tàu sẽ đóng mộc đề nghị cấp container rỗng cho công ty đóng hàng.

Trường hợp này, container hãng tàu đề nghị cấp cho công ty là loại “cont thuê”

Bước 3: Đăng ký container & đóng phí thương vụ (tại Depot Tân Cảng Hiệp Lực)

• Ở bước này, cần chuẩn bị sẵn booking có mộc “đề nghị cấp container” của hãng tàu, điền thông tin: ngày đóng hàng, tên công ty và người làm thủ tụ, tên đội công nhân đóng hàng lên booking. Mang booking xuống khu điều độ hàng xuất để đăng ký container.
• Đến khu thủ tục đóng phí thương vụ. Đối với lô hàng này, những phí cần đóng:
• Phí vận chuyển hàng (rỗng MT, RC)
• Đóng ruột container thủ công
• Phụ phí vệ sinh

>> xem bài viết về các loại phí khi làm hàng (Local charge)

Bước 4: Đóng hàng tại bãi (Tân Cảng Hiệp Lực)

• Liên hệ tài xế xe tải chở hàng đến đóng tại bãi
• Sau khi hàng đã được đưa đến bãi, lên gặp điều độ để nhận container, lấy phiếu điều động công nhân đến đóng hàng. Chú ý cần kiểm tra kỹ tình trạng container và báo lại cho khách hàng.
• Sau khi kiểm tra tình trạng container, thấy container hoàn toàn phù hợp và không có vấn đề gì, liên hệ với trưởng nhóm công nhân để điều công nhân đến đóng hàng.
• Một điều cần chú ý, trong mua bán hàng hóa quốc tế, số lượng hàng hóa luôn cần kiểm đếm một cách kỹ lưỡng, vì chỉ cần sai lệch một chút thì tổn thất phải chịu là một con số không hề nhỏ, vì vậy trong quá trình đóng hàng, nhân viên của công ty cần kiểm tra số lượng hàng cùng với công nhân lần nữa để tính chính xác cao hơn.

Bước 5: Kiểm dịch thực vật

• Đối với những mặt hàng gỗ/ bột gỗ như lô hàng này, cần phải làm thủ tục kiểm dịch thực vật trước khi xuất khẩu. Trong quá trình đóng hàng, nhân viên của công ty sẽ liên hệ với bên kiểm dịch thực vật để đến lấy mẫu kiểm dịch. Đưa giấy đăng ký kiểm dịch thực vật kèm mẫu hàng cho họ.
• Để phục vụ cho việc kiểm dịch thực vật, lô hàng này cũng cần phải được hun trùng. Cần cung cấp cho bên dịch vụ hun trùng những thông tin sau:
  • Số container
  • Ngày cut off
  • Cảng đóng
  • Cảng hạ
  • Tên công ty

>> xem bài viết về kiểm dịch thực vật

• Sau khi  có chứng thư hun trùng, họ sẽ liên hệ mình đến lấy. Công ty sẽ đưa chứng thư hun trùng này cho bên Kiểm dịch thực vật

Bước 6: Khai báo hải quan điện tử trên phần mềm ECUS5/ VNACCS

>> xem hướng dẫn khai báo hải quan điện tử

Cần cung cấp thông tin số container, số seal tàu để nhân viên khai báo hải quan của công ty tiến hành khai và truyền tờ khai điện tử

Bước 7: Niêm phong container bằng cách bấm “seal tạm”

Ở lô hàng này, sau khi truyền tờ khai thì kết quả phân luồng là luồng vàng. Vì vậy không được bấm seal hãng tàu lên container, mà cần phải niêm phong bằng seal tạm trước. Chỉ được bấm seal hãng tàu sau khi lô hàng đã được thông quan để tránh những rắc rối nếu bị chuyển luồng.

Bước 8: Làm thủ tục mở tờ khai

Nộp hồ sơ (bộ tờ khai, Invoice, Packing List) vào phòng Đội thủ tục hàng hóa xuất khẩu (phòng C002 – Cát Lái). Nếu không có vấn đề gì phát sinh à tờ khai được thông quan à in mã vạch trên hệ thống (đê rin được mã vajchm, cần có những thông tin: mã số thuế doanh nghiệp, số tờ khai, cơ quan hải quan, ngày tờ khai)

Bước 9: Nhận seal hải quan & bấm seal (seal tàu + seal hải quan) cho container

Vì lô hàng này đóng tại bãi Tân Cảng Hiệp Lực nên nhân viên công ty sẽ đến đây để lấy seal hải quan. Để lấy được seal, cần ghi những thông tin sau vào sổ:

• Tên công ty
• Số tờ khai
• Số container
• Số seal hải quan
• Tên hàng
• Trọng lượng
• Tên người nhận seal

Sau khi nhận được seal hải quan, tiến hành ra container bấm seal hãng tàu và seal hải quan.

Và đây là container đã được bấm seal đầy đủ (Theo thứ tự từ trái qua: seal tạm, seal hải quan, seal tàu)

Bước 10: Thanh lý tờ khai quy trình hàng xuất

• Chuẩn bị hồ sơ thanh lý tờ khai:
• VGM
• Mã vạch
• Phiếu đăng ký vào sổ tàu (do bộ phận thanh lý tờ khai cung cấp)
• Làm thủ tục thanh lý & đăng ký vào sổ tàu

+ Cần đưa (trang đầu tờ khai + mã vạch + phiếu đăng ký vào sổ tàu) cho bộ phận điều độ à Họ sẽ trả lại (liên đỏ của phiếu đăng ký vào sổ tàu và Mã vạch có đóng mộc “Đã thanh lý”

+ Đưa (VGM + Packing list container) cho bộ phận “Nơi đăng ký đóng hàng” à Họ trả lại “Biên bản giao nhận container hàng”

Đến đây, quy trình làm thủ tục xuất lô hàng này cơ bản đã xong, việc còn lại là cần phải theo dõi tình trạng lô hàng theo suốt quá trình đến khi lô hàng an toàn tại điểm cuối cùng xong rồi ^^